Cause #1 des fuites de rentabilité des sociétés de services : non-automatisation des données de staffing

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Mise à jour – 26/05/2020 : la période que nous venons de traverser a exacerbé la nécessité pour les sociétés de services de digitaliser leur processus. Nos échanges récents avec certains dirigeants le montrent : dans l’urgence, managers chefs de projets se sont retrouvés à devoir laborieusement comptabiliser les nouveaux cas de figure qui impactaient l’activité de leur entreprise (télétravail, chômage partiel, arrêts garde d’enfants…).

Cette période a ainsi révélé le manque de digitalisation de ces entreprises et son impact sur leur capacité à faire face à la situation avec précision et proactivité. Plus que jamais les sociétés de services ont besoin d’évaluer leur situation et piloter leur activité en temps réel.

Dans cette série d’articles de blog, nous examinons de près ce qui est à l’origine des principales fuites de rentabilité des entreprises de services par manque de digitalisation de leur coeur de métier, le staffing.

Les ESN, les sociétés d’ingénierie et les cabinets de conseil que nous avons interrogés dans le cadre de notre livre blanc sur la transformation digitale au service de la marge et du revenu nous permettent de constater deux choses :

  • En majorité, ces entreprises ont peu, voire pas du tout, digitalisé leur coeur de métier, à savoir le staffing;
  • Cette quasi absence de digitalisation est la cause d’un manque à gagner d’au moins 10% de leur chiffre d’affaires et 3 à 5 points de marge.

C’est énorme ! Dans cet article, nous revenons sur les principales fuites de rentabilité dues à ce manque de digitalisation et plus spécifiquement à un manque de consolidation automatisée des données de staffing.

4 fuites de rentabilité par manque d’automatisation des données de staffing

Le manque d’anticipation d’un renouvellement ou d’un retour de mission

Les responsables de mission sont habituellement tenus informés des renouvellements et des retours de mission à la dernière minute par l’équipe commerciale ou les clients eux-même. Dans le meilleur des cas, les responsables de mission anticipent ces événements en attribuant une probabilité à un renouvellement. Mais il y a bien souvent un écart entre la réalité du terrain et la probabilité qu’ils attribuent. Si ces responsables n’anticipent pas ou mal l’arrêt des missions, les journées passées par les consultants en situation d’inter-contrat représentent autant de journées perdues où ils auraient pu être staffés.

Le décalage imprévu d’un démarrage de mission

“Le staffing est décalé de quelques jours”, ou encore “Le client a confirmé le démarrage, il a besoin de quelques jours pour contractualiser”. Ces phrases, assez communes parmi les professionnels du métier des services, sont perçues généralement comme de bonnes nouvelles, car le staffing est le carburant de leur entreprise. Pourtant, ces “bonnes” nouvelles coûtent cher… Si on s’attarde sur le nombre de personnes staffables qui changent de mission en cours d’année, et que pour chacune de ces personnes il y un décalage de plusieurs jours (voire de plusieurs semaines) entre la fin et le début d’une nouvelle mission, on arrive assez rapidement à des pertes annuelles non négligeables.

Le temps partiel d’un consultant non converti en temps plein

Une mission qui ne couvre pas la totalité d’un temps plein est une hantise pour l’entreprise. Il s’agit d’une perte directe de rentabilité. Un consultant en mission sur un temps partiel passe souvent hors des radars des responsables de staffing. Pourtant, il est crucial que les responsables anticipent ce type d’information afin que chaque demi-journée disponible soit optimisée, via de la planification récurrente ou de la vente de missions complémentaires par exemple. Les responsables de staffing ont tout intérêt à centrer le combat d’optimisation du staffing non pas uniquement sur les profils entièrement disponibles, mais également sur les profils qui sont staffés sur des temps partiels. L’optimisation du staffing passe aussi par l’optimisation de chaque temps disponible, à la demi-journée près.

Le manque d’anticipation des nouvelles arrivées

Qu’en est-il du temps moyen du tout premier staffing pour les nouvelles recrues ? À leur arrivée, ces profils encore méconnus sont susceptibles de passer hors des radars des responsables de staffing et des commerciaux, par manque d’une remontée d’information fluide et proactive entre les équipes. Même raisonnement que précédemment : pour chaque nouvelle recrue, il y a plusieurs jours voire plusieurs semaines de perdues avant le premier staffing, ce qui signifie naturellement des pertes significatives pour l’entreprise.

Comment pallier ces fuites ?

C’est un ensemble de “petites” fuites de rentabilité tout au long du processus de staffing qui cause in fine une perte importante en matière de chiffre d’affaires et de marge opérationnelle. Nous constatons auprès des entreprises que nous rencontrons que les managers des ESN, des cabinets de conseil et des sociétés de services misent sur leur mémoire, quelques fichiers Excel et des réunions d’équipe pour gérer leur staffing. Entre les nombreux événements à prendre en compte (nouvelles recrues, renouvellements, fins et décalages de mission, etc.), les besoins client qui évoluent rapidement et l’optimisation de la marge, le quotidien de ces professionnels rime souvent avec noeuds au cerveau et pertes d’information… Par manque d’automatisation des données, il est extrêmement difficile d’anticiper avec précision les événements clés de staffing. Nous avons constaté avec nos clients et partenaires que cela était synonyme de pertes en matière de points de marge notamment. Ces observations ont fait l’objet d’un livre blanc sur les meilleures pratiques digitales de staffing au service de la marge.

Pour télécharger gratuitement ce livre blanc, veuillez cliquer ici.

Si vous souhaitez aller plus loin dans la compréhension des fuites de rentabilité, découvrez notre article Cause #2 des fuites de rentabilité des sociétés de services : les manipulations.

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Margaux Damain

Margaux a rejoint Whoz en 2018, après plusieurs expériences en Communication et Marketing au sein de petites et grandes entreprises. Ce qu’elle préfère ? Vulgariser par l’écriture l’expertise de son équipe. La majorité des whozzies ayant plus de 15 ans d’expérience dans le monde du conseil et de l’IT, échanger avec eux est une source d’inspiration et d’information inépuisable pour elle.

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CSM

Marketing Service Client Expérience ClientEtudes Clients Gestion de projets Conduite du changement

Christine a travaillé plus de 12 ans dans l’édition de logiciels et a développé une forte appétence pour la culture des données et la connaissance client. D’un bon relationnel, elle apprécie être au contact des autres et apporter le soutien nécessaire en vue de leur satisfaction.

Les petits plus

Christine a travaillé plus de 12 ans dans l’édition de logiciels et a développé une forte appétence pour la culture des données et la connaissance client. D’un bon relationnel, elle apprécie être au contact des autres et apporter le soutien nécessaire en vue de leur satisfaction.

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