Cause #2 des fuites de rentabilité des sociétés de services : les manipulations…

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Mise à jour – 26/05/2020 : la période que nous venons de traverser a exacerbé la nécessité pour les sociétés de services de digitaliser leur processus. Nos échanges récents avec certains dirigeants le montrent : dans l’urgence, managers chefs de projets se sont retrouvés à devoir laborieusement comptabiliser les nouveaux cas de figure qui impactaient l’activité de leur entreprise (télétravail, chômage partiel, arrêts garde d’enfants…).

Cette période a ainsi révélé le manque de digitalisation de ces entreprises et son impact sur leur capacité à faire face à la situation avec précision et proactivité. Plus que jamais les sociétés de services ont besoin d’évaluer leur situation et piloter leur activité en temps réel.

Dans cette série d’articles de blog, nous examinons de près ce qui est à l’origine des principales fuites de rentabilité des entreprises de services par manque de digitalisation de leur coeur de métier, le staffing.

Dans le cadre de notre livre blanc sur la transformation digitale au service de la marge et du revenu, nous avions interrogé des ESN, des cabinets de conseil et des sociétés d’ingénierie pour comprendre les différentes sources à l’origine de fuites de rentabilité concernant leur activité. Ces échanges ont permis de constater principalement deux choses :

  • En majorité, ces entreprises ont peu, voire pas du tout, digitalisé leur coeur de métier, à savoir le staffing;
  • Cette quasi absence de digitalisation est la cause d’un manque à gagner d’au moins 10% de leur chiffre d’affaires et 3 à 5 points de marge.

Plus précisément, le manque de digitalisation de leur coeur de métier signifie une perte monstrueuse d’information sur la gestion du staffing au sein de l’entreprise. Cette perte d’information concerne notamment les actions officieuses menées par certains responsables de staffing afin de servir leurs intérêts propres… Depuis maintenant plusieurs années que l’équipe Whoz accompagne des sociétés de services, nous sommes en mesure d’identifier les principaux scénarios de manipulation qui entravent leur performance voire même leur rentabilité. Si les cas de figure qui suivent ne sont pas à généraliser, ils ne sont pas non plus exceptionnels…

Les 2 fuites de rentabilité principales dues à des manipulations

Le “staffing fantôme” de consultants

Imaginez un responsable de staffing et appelons le Victor pour simplifier la narration. Victor constate qu’une partie de “ses” consultants sont actuellement sur le banc. Parmi eux, il y a Ana, une consultante senior dont l’expertise est particulièrement demandée en ce moment. De peur que ce profil expert soit bientôt sollicité par un autre responsable de staffing, Victor se demande comment garder Ana sous le coude “au cas où”. Il va alors procéder à ce qu’on peut appeler du “staffing fantôme” : il va indiquer que sa consultante est staffée sur un projet fictif avant la validation des feuilles de temps. Le dernier jour du mois, la consultante est “déstaffée” et mise en disponibilité sur le mois suivant. Le lendemain, il suffit de recommencer la manipulation. Cette manipulation, qui ne sert que les intérêts de Victor, prive l’entreprise d’une ressource précieuse ! In fine, c’est un profil qui ne se voit pas staffer alors qu’il aurait pu répondre à un besoin client. Dans cette histoire, le staffing est géré grâce à un système de feuilles de temps. Lorsque celui-ci est géré sur feuilles Excel et qu’il n’est pas relié aux feuilles de temps et à la facturation, la manipulation est encore plus simple à mettre en oeuvre. Si cette situation n’est pas généralisée, nous constatons auprès des entreprises avec lesquelles nous échangeons qu’elle n’est pas non plus exceptionnelle…

Les manipulations sur le TJM et le TACE

Parmi les sociétés de services rencontrées ces dernières années, nous avons eu l’occasion d’échanger avec des dirigeants qui demandaient à leurs managers d’optimiser, tour à tour, le TJM et le TACE. Tel mois la consigne donnée était d’optimiser par exemple le TJM. Les managers se mettaient alors à transférer une partie des imputations de temps de leurs consultants d’un projet au forfait vers une imputation en « disponibilité ». La manipulation est efficace puisqu’elle augmente instantanément le TJM – en réduisant par effet collatéral le TACE. Constatant une baisse du TACE, la direction donnait pour instruction au mois suivant l’optimisation de cet indicateur. Les managers transféraient alors des « dispos » en imputations sur des projets au forfait, ce qui a pour conséquence immédiate d’augmenter le TACE et de réduire le TJM. Ces situations permettent de constater que sans une vision globale du staffing, prenant en compte simultanément le TJM et le TACE, il est extrêmement ardu pour l’entreprise d’optimiser par exemple sa marge.

Comment pallier ces manipulations ?

Les deux cas de figure que nous venons de décrire montrent à quel point le sujet de la traçabilité est clé. À l’heure des nouvelles technologies, les entreprises doivent se doter de solutions leur permettant d’avoir une vision consolidée et en temps réel des événements liés à leur activité. À contrario, une information éparpillée sur des feuilles Excel et silotée entre les différents acteurs de l’entreprise ne permet pas d’identifier facilement et rapidement ce type de manipulation. Cette gestion du staffing à la feuille Excel est une pratique encore courante parmi les entreprises de l’industrie des services. Pour les aider à maximiser leur résultat grâce à la digitalisation de leur processus, nous avons rédigé un livre blanc intitulé 16 cas sur la transformation digitale au service de la marge et du revenu.

Pour télécharger gratuitement ce livre blanc, veuillez cliquer ici.

Si vous n’avez pas lu notre premier article « Cause #1 des fuites de rentabilité : le manque d’automatisation des données de staffing », cliquez ici.

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Margaux Damain

Margaux a rejoint Whoz en 2018, après plusieurs expériences en Communication et Marketing au sein de petites et grandes entreprises. Ce qu’elle préfère ? Vulgariser par l’écriture l’expertise de son équipe. La majorité des whozzies ayant plus de 15 ans d’expérience dans le monde du conseil et de l’IT, échanger avec eux est une source d’inspiration et d’information inépuisable pour elle.

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CSM

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Christine a travaillé plus de 12 ans dans l’édition de logiciels et a développé une forte appétence pour la culture des données et la connaissance client. D’un bon relationnel, elle apprécie être au contact des autres et apporter le soutien nécessaire en vue de leur satisfaction.

Les petits plus

Christine a travaillé plus de 12 ans dans l’édition de logiciels et a développé une forte appétence pour la culture des données et la connaissance client. D’un bon relationnel, elle apprécie être au contact des autres et apporter le soutien nécessaire en vue de leur satisfaction.

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