Staffing : 3 qualités d’une solution efficace

Lorsqu’il s’agit d’outils de staffing (ou de gestion des ressources), les responsables de staffing en ont plusieurs à disposition. Que ce soit de simples feuilles de calcul ou bien des logiciels plus ou moins sophistiqués, les options qui s’offrent à eux sont multiples.

Cependant, les outils de staffing ne sont pas tous efficaces pour évoluer sur un marché qui bouge en permanence et où la concurrence est particulièrement rude. La bonne solution de gestion du staffing est celle qui permet d’améliorer durablement les processus métier pour une gestion plus fluide et plus performante.

Une solution de staffing globale

Une solution efficace doit tout d’abord être globale, c’est-à-dire permettre à l’entreprise d’exploiter tout son potentiel. Pour cela, la solution doit :

• Permettre aux responsables de staffing de tirer profit de l’écosystème de compétences de leur entreprise (à savoir les profils internes mais également externes tels que les freelances et partenaires commerciaux);
• Permettre aux différentes équipes (sales, staffing, sourcing…) de collaborer plus fluidement pour répondre efficacement aux besoins des clients.

Revenons sur ces deux points :

Cartographier votre écosystème de compétences

Tirer profit de l’écosystème de compétences de l’entreprise signifie être en mesure d’identifier rapidement les bons profils pour une mission ou un projet donné. Bien souvent, la bonne compétence se trouve dans la business unit d’à côté ou parmi les freelances avec lesquels l’entreprise a l’habitude de collaborer. Une solution efficace de staffing aide les responsables à identifier rapidement les bons profils en centralisant les informations sur l’ensemble des ressources de l’entreprise. Concrètement, la solution centralise l’ensemble des CVs et offre un panorama / une cartographie à jour des compétences détenues et disponibles.

Améliorer la collaboration entre les équipes

Par ailleurs, pour que la collaboration entre les différentes équipes soit fluide, il faut que l’information circule fluidement. Par exemple, si un responsable de staffing a de la visibilité en temps réel sur les opportunités dans le pipeline commercial, il ou elle sera en mesure d’anticiper les besoins de staffing, d’aller trouver les bons profils de manière proactive et de staffer plus rapidement. Inversement, si l’équipe sales a accès à une cartographie des compétences détenues par l’entreprise, elle peut concentrer ses efforts sur la vente d’expertises détenues. Il en est de même avec les autres équipes (sourcing, projet…) qui ont tout intérêt à accéder plus facilement aux informations afin d’identifier rapidement les synergies possibles au sein de l’entreprise. Une solution de staffing efficace fluidifie les échanges en permettant aux équipes de centraliser et partager les informations clés (opportunités, besoins de staffing…) sur une même plateforme.

Une solution de staffing intégrée au SI existant

L’intégration d’un outil de staffing à votre système d’information existant (CRM, ERP, ATS…) permet de consolider les informations qui sont nécessaires pour optimiser la gestion des ressources et fluidifier la collaboration entre les équipes.

En intégrant le CRM par exemple, les responsables de staffing peuvent mieux anticiper les besoins de staffing pour répondre aux opportunités dans le pipeline commercial. Avoir une visibilité instantanée sur les profils sourcés permet aux responsables de staffing d’indiquer à l’équipe RH les profils sur lesquels accélérer le recrutement.

En d’autres termes, la centralisation et le partage instantané de l’information entre les différentes équipes sont un prérequis pour gagner en agilité et en efficacité.

Une solution orientée analytics

Les reportings de fin de mois permettent de faire un état des lieux des actions passées pour, à l’avenir, tenter de faire mieux. Deux problèmes se posent aujourd’hui dans la plupart des sociétés de conseil et de services :

• La consolidation des données nécessaire pour réaliser ces reportings est une tâche chronophage et à faible valeur ajoutée;
• Ces reportings qui arrivent en fin de mois permettent de constater les résultats du mois terminé sans possibilité de réajuster le tir.

C’est également là qu’un outil de staffing intelligent joue un rôle crucial. Grâce à un tel outil, l’entreprise a accès à ses KPI en temps réel. Elle ne perd plus de temps à consolider les informations. De plus, ayant accès instantanément aux indicateurs, les managers peuvent en continu réajuster le cours de leurs actions pour atteindre leurs objectifs mensuels.